hm. Maciej Starego„Naszym największym problemem jest nie to, że mierzymy zbyt wysoko i nie osiągamy naszych celów, ale to, że mierzymy za nisko i je osiągamy”
Michał Anioł
Większość organizacji społecznych niestety ma to do siebie, że w swoich planach skupia się na działaniach, jakie jest w stanie przeprowadzić w trakcie jednej kadencji wybranych władz. Konsekwencją takiego stanu jest często pozostawanie organizacji w miejscu, czyli brak rozwoju ilościowego i jakościowego, a skupianie się jedynie na rozwiązywaniu bieżących problemów organizacji.
Nie czkając na działania Władz Naczelnych, w 2008 roku ówczesny Komendant Pomorskiej Chorągwi Harcerzy podjął decyzję o wypracowaniu strategii dla własnej jednostki na kolejne lata. W konsekwencji na początku 2009 roku udało się przeprowadzić warsztat planistyczny, a w kwietniu 2009 zakończone zostały prace nad dokumentem Strategia Pomorskiej Chorągwi Harcerzy na lata 2009-2013. Wizja i cele, jakie zostały zawarte we wspomnianej strategii, znajdziecie na końcu artykułu opublikowanego w Pobudce nr 22 pt. "Raport o sanie Pomorskiej Chorągwi Harcerzy 1998 - 2009 - droga pod prąd".
W niniejszym artykule chciałbym się skupić się na opisaniu sposobu, w jaki udało się to zrobić na Pomorzu i jakie przynosi to już dziś zauważalne korzyści.
I. Po co nam strategia i jakich efektów oczekujemy? – zabierając się do tworzenia strategii , warto zadawać sobie to pytanie wielokrotnie, do czego chcemy ją wykorzystać, a bez uzyskania na nie odpowiedzi nie warto zaczynać prac, gdyż będzie to tylko strata czasu. Należy też pamiętać, iż obecnie ZHR jest zborem bardzo różnych środowisk, z różnorodnymi problemami lokalnymi, zatem nie należy się wzorować na planach innych chorągwi, lecz opracować rozwiązania ściśle dedykowane pod problemy i potrzeby swojego środowiska.
Zasadniczo przyjmuje się następujące korzyści z posiadania strategii, które poddaje pod rozwagę:
• ułatwia określenie wyraźnej i jednoznacznej koncepcji działania chorągwi,
• pozwala na podporządkowanie wszystkich działań chorągwi, hufców i drużyn osiąganiu założonych celów
• pozwala instruktorom na identyfikowanie się z jasno zdefiniowanymi celami chorągwi
• ułatwia patrzenie na chorągiew w sposób całościowy i systemowy
• wyznacza cele, określa priorytety i zadania względem ich ważności i kolejności
• ułatwia wykorzystanie silnych stron chorągwi, jej kwalifikacji i zdolności
• pozwala dostosować rozwój chorągwi do zmian i trendów zachodzących w jej otoczeniu
• wyznacza kierunek działań
• można się odwołać do strategii, kiedy w chorągwi niezbędne są kolejne decyzje.
II. Kto ma tę strategię stworzyć? – w naszym przypadku udało się zaangażować wszystkich hufcowych i komendę chorągwi (zespół 8 -10 osób), którzy rozumieli cel strategii i byli świadomi odpowiedzialności za jej realizacje we własnych jednostkach. Ważne jest, aby zaangażować w jej tworzenie kluczowe osoby, które będą ją wdrażać.
III. Na jaki okres ta strategia ma obowiązywać? – już na samym początku warto przyjąć jakąś perspektywę czasową, w zależności od tego jakie zmiany wewnątrz i na zewnętrz organizacji jesteśmy w stanie przewidzieć. Przyjmując to założenie przyjęliśmy perspektywę 5 lat (osoby obecnie przygotowywane na funkcje drużynowych, będą je wtedy przekazywać), gdyż nie byliśmy w stanie przewidzieć dłuższego okresu np. 10 lat, ponieważ nie jesteśmy w stanie określić zmian jakie zajdą w tym czasie w obszarze wychowania młodzieży, edukacji, czy też potrzeb społecznych.
IV. Analiza – dogłębna analiza sytuacji jest niezbędnym elementem każdego planowania strategicznego. Bez zdiagnozowania najważniejszych problemów jakie nas dotykają, nie uda nam się nic efektywnie zaplanować. Ważne jest, aby skupić się na dojściu do przyczyn problemów, niezależnie od tego czy są wewnątrz, czy na zewnątrz organizacji. W tym celu można wykorzystać powszechnie dostępne narzędzia typu SWOT, metodę scenariuszy, 7S itd. W naszym przypadku główne problemy jakie zauważyliśmy dotyczyły: krótkiego okresu prowadzenia drużyn przez drużynowych, brak zainteresowania zdobywaniem stopni harcerskich w drużynach (ćwik-HR), 50% drużyn posiada status drużyny próbnej, pewna liczba drużynowych porzuca swe funkcje w pierwszym roku prowadzenia drużyny itd.
V. Postawienie celów strategicznych – na tym etapie należy pamiętać, aby cele były realne, konkretne i mierzalne, dodatkowo muszą być akceptowalne przez tych co je będą realizować. Celów też nie może być za dużo (3-5), gdyż wzrasta wtedy szansa na realizację ich w całości.
VI. Zaplanowanie niezbędnych zmian – bez zastanowienia się co należy zmienić lub poprawić we wszystkich obszarach działania chorągwi, nie uda się przełożyć założonych celów na konkretne działania. Decydując się na stworzenie strategii należy być gotowym na daleko idące zmiany, które niezbędne są do osiągnięcia założonych celów. Najgorszym jest obawianie się, czy ludzie zgodzą się na zmiany. Z własnego doświadczenia, mogę was zapewnić, iż ludzie zgodzą się na daleko idące zmiany, pod warunkiem, że wcześniej zaakceptują cele strategiczne. Przykłady zmian jakie zachodzą na Pomorzu i mają powszechną akceptację, są następujące: drużynowi mają być samodzielnymi i kompetentnymi wychowawcami (np. samodzielnie prowadzą obozy), przy każdej drużynie ma działać Kapituła HR, której przewodniczy drużynowy; każdy drużynowy przekazując drużynę powinien posiadać stopień harcmistrza; drużyny przekazywane są następcom w stopniu przewodnika; mała liczba przyszłych instruktorów na kursach; tylko 60% uczestników kursu pwd. zdobywa stopień instruktorski; hufcowy przejmują funkcję referenta (brak takich funkcji na poziomie chorągwi) w swoim hufcu itd.
VII. Określenie sposobów mierzenia i kontroli sukcesów – już na etapie tworzenia strategii należy określić jakie parametry będziemy mierzyć i kiedy, po to aby wiedzieć, czy działania postępują zgodnie z założoną strategią. Wskaźniki na jakich się opieramy są następujące: zmiany liczebności uczestników w pojedynczych drużynach; zmiany w zdobywaniu stopni harcerskich i sprawności w pojedynczych drużynach; zmiany kategorii drużyn w porównaniu z latami ubiegłymi; powiązanie liczby osób, które ukończyły kursy, ze zdobyciem przez nich stopni instruktorskich; uczestnictwo drużyn w akcji letniej itd.
VIII. Spisanie strategii – w formie oficjalnego dokumentu, jest ostatnim etapem jej tworzenia. Jest to ważne, ponieważ takim dokumentem trzeba się będzie posługiwać, celem legitymizacji działań. Łatwiej jest też dyskutować w oparciu o formalny dokument, czy też modyfikować w przyszłości strategię.
Kolejnym etapem jest przełożenie samego dokumentu na realne działanie, co jest zadaniem znacznie trudniejszym i ważniejszym od jego stworzenia. Jeżeli brakuje wdrożenia, to przełomowe myślenie nic nie przełamuje, strategia nie wnosi żadnej nowej wartości, a instruktorzy nie osiągają śmiałych celów.
Kluczową osobą jest Komendant Chorągwi, który powinien posiadać w swoim otoczeniu osoby, które pomogą mu w realizacji strategii; powinien cały czas pamiętać o kierunku, jaki chorągiew przyjęła i winien sam kierować konkretnymi działaniami. Powinien też prezentować w swoim postępowaniu następujące zachowania:
1. Zna swoich instruktorów i podległe mu drużyny.
2. Jest realistą.
3. Ustala jasne cele i priorytety.
4. Stosuje prostą komunikację.
5. Śledzi postępy.
6. Nagradza instruktorów za pozytywne zmiany.
7. Rozwija zdolności podległych mu instruktorów.
8. Sam też się rozwija, wraz ze swoimi instruktorami.
Na co należy uważać przy tworzeniu i wdrażaniu strategii:
• Zadbać o to, by osoby wdrażające strategię, rozumiały ją.
• W wielu chorągwiach można zauważyć sytuację, w której instruktorzy nauczyli się traktować mówienie na równi z działaniem. Ceni się dobre prezentacje, raporty, eleganckie słowa, ale w parze z tym nie idzie działanie. Zamiast pustego gadania, należy realnie oceniać to co należy zrobić, by rozwiązać problem.
• Planowanie, spotkania i pisanie dokumentów uznawane jest za działanie, mimo, że nie ma żadnego wpływu na działanie chorągwi. Przy tworzeniu, konsultowaniu i wdrażaniu strategii, należy przyjąć sztywny terminarz i się go trzymać. Inaczej nic nie uda się zrobić.
• Instruktorów należy oceniać po tym, jak skuteczne są ich działania, a nie jak inteligentnie się wypowiadają.
• Proste pomysły są lepsze, niż tez złożone i skomplikowane. Zadaniem instruktorów jest upraszczać tak tylko, jak się da, a nie utrudniać.
• Wszyscy instruktorzy musza być zaangażowani w realizację strategii. Gapie i statyści potrzebni są tylko przy realizacji filmów.
• Cele do realizacji muszą być możliwe do osiągnięcia i uwzględniają realne zasoby (instruktorzy, ich umiejętności, metody, narzędzia) jakimi chorągiew może dysponować.
• Należy skupiać się na realizacji celów pośrednich w krótkim okresie czasu i chwalić się nimi.
• Komendant Chorągwi szybko podejmuje decyzje związane z realizacją strategii i egzekwuje je.
• Często zdarza się, że nikt nie sprawdza, czy to, co powiedziano lub ustalono zostało wykonane. Należy pamiętać, że podejmowanie decyzji samo w sobie nic nie zmienia, dopóki nie będzie sprawdzone i zweryfikowane. Zatem należy śledzić postępy.
• Komendant Chorągwi powinien poświęcać tyle samo czasu i energii na inwestowanie w rozwój podległych instruktorów, co na planowanie, tworzenie strategii i administrowanie chorągwią.
• Dbać o entuzjazm i energię wśród instruktorów.
• Kiedy wystąpi taka potrzeba, to należy modyfikować strategię, a nie założone cele, po to, aby właśnie je zrealizować, zamiast iść na „łatwiznę”.
Mimo, iż od opublikowania strategii Pomorza minęło prawie 1,5 roku to już po tym czasie dają się zauważyć korzyści z jej posiadania:
- Chorągiew posiada dobrze zdiagnozowane problemy i ma plan, jak sobie z nimi poradzić.
- W pierwszym roku liczba harcerzy w chorągwi wzrosła o 25%.
- Liczba kursantów z naszej chorągwi na kursie pwd. (2010) wzrosła trzykrotnie, w porównaniu z ostatnimi dwoma latami.
- Trzykrotnie wzrosła liczba zdobytych stopni phm. (2009).
- Wszystkie drużyny harcerskie poddane zostały kategoryzacji (2010).
- Z Pomorza w TDP będą uczestniczyły 4 drużyny.
- Rozwój każdego instruktora jest monitorowany od czasu, kiedy uczestniczył w kursie przewodnikowskim, aż do zdobycia stopnia harcmistrza.
- Plan pracy chorągwi gotowy jest na cztery kolejne lata, zatem nie trzeba wymyślać nic od czapy, obawiać się, aby Naczelnik się nie czepiał przy zatwierdzaniu.
- Od dwóch lat publikowany jest raport na temat stanu chorągwi, który zawiera dane statystyczne o zmianach w drużynach, hufcach, chorągwi, kształceniu i zdobytych sprawnościach, stopniach harcerskich i instruktorskich. Dostępny jest on dla każdego instruktora, po to by wiedział jak było w poprzednich latach i mógł porównać co się zmieniało na lepsze, czy też gorsze.
Wielu sceptyków, może podważyć pokazane powyżej korzyści, iż wcale nie muszą one mieć związku ze strategią, zgoda, jednocześnie ogromną wartością jest to, że na Pomorzu wiemy dokąd zmierzamy i nie będzie to osiągnięte przypadkiem, lecz świadomym działaniem.
Mam nadzieję, że powyższe informacje skłonią Szanownych Czytelników „POBUDKI” do pochylenia się nad tematem rozwojem swoich środowisk i zachęcą Was do działań ( a nie tylko gadania) w tym temacie.
hm. Maciej Starego