phm. Anna Zagrajek HR
Zgodnie z obietnicą daną w kwietniowym numerze Pobudki, tym razem przedstawiam trochę praktycznych uwag do dokumentacji źródłowej i książki finansowej.
Jednym z elementów dokumentacji finansowej jest „teczka dowodów księgowych zawierająca dokumentację źródłową wpływów i wydatków gotówkowych”. Jest to ni mniej ni więcej tylko zbiór faktur, rachunków, KP itp. dowodów, które otrzymujesz płacąc za coś, lub wystawiasz przyjmując pieniądze. Teczkę tę bardzo często nazywamy po prostu dokumentacją źródłową lub zbiorem dowodów księgowych.
Dokumentacja źródłowa nie powinna być przypadkowym zbiorem rachunków, faktur i innych dowodów. Wszystkie dowody powinny być ułożone chronologicznie, przy czym na spodzie powinien znaleźć się dowód z najstarszą datą. Wszystkie dowody muszą być trwale złączone. Dobrą metodą jest wpinanie ich do segregatora lub (jeśli dowodów nie ma zbyt wiele) do teczki z tzw. „wąsami”.
Ponadto należy wszystkie dowody ponumerować kolorem czerwonym w prawym górnym rogu (najlepiej gdy liczba jest w kółku), tak by numer był widoczny. Numer musi być zgodny z pozycją, pod którą dany dowód jest wpisany do książki finansowej (w rubryce L.p.).
Bardzo często dowody księgowe nie wpisywane są do książki finansowej na bieżąco, nie chronologicznie – dopuszcza się jednodniowe (ale nie miesięczne!!!) opóźnienie w księgowaniu dowodów. W przypadku, gdy dowód wpłynął do nas później, niż wskazuje na to data wystawienia dowodu, należy napisać na nim: „wpłynęło do księgowania w dniu ... „
i nadać mu numer zgodny z kolejną wolną pozycją w książce finansowej.
UWAGA! W pozycji „data” w książce finansowej wpisujemy datę księgowania, czyli wpisywania pozycji do książki finansowej, a nie datę wystawienia dowodu księgowego.
Książka finansowa
Książka finansowa stanowi kolejny element dokumentacji finansowej. Książka takowa powinna zostać zarejestrowana w okręgu i pod koniec roku kalendarzowego zostać zwrócona do siedziby okręgu wraz ze zbiorem dowodów księgowych.
Kilka podstawowych zasad wypełniania książki finansowej
- Jak już wspominałam wyżej zapisów w książce finansowej należy dokonywać na bieżąco – w żadnym wypadku nie należy zwlekać z wpisywaniem dowodów księgowych do książki do momentu, kiedy trzeba całą dokumentację oddać po zakończeniu roku do okręgu.
- Zapisów dokonanych w książce finansowej nie wolno przerabiać. Jest to dokument finansowy a nie brudnopis. Jeżeli błąd jest niewielki np. pomyliśmy się w napisaniu kwoty i dokonanie poprawki nie spowoduje kreślenia kilku innych pozycji, wówczas liczbę błędnie wpisaną należy przekreślić i nad nią wpisać właściwą. Obok skreślenia podpisuje się osoba dokonująca poprawek. Używanie w książce korektora, nadmierne kreślenie w książce, zamazywanie pozycji jest niedopuszczalne.
- Jeżeli poprawienie błędu w książce spowoduje „lawinę” skreśleń, wówczas należy dokonać storna. To tajemnicze słowo oznacza nic innego jak korektę zapisu. Na kilku przykładach spróbuję wyjaśnić jak robi się storno.
Jak się dokonuje storna w książce finansowej?
Mamy następujący dowód księgowy: faktura nr 150 na artykuły spożywcze na kwotę 100zł brutto i artykuły przemysłowe (papier toaletowy, reklamówki, środki czystości) na kwotę 50zł brutto. Razem kwota faktury wynosi 150zł.
Fakturę należałoby zaksięgować następująco (wzór książki finansowej opracowany na podstawie „Instrukcji prowadzenia dokumentacji finansowej na obozach ZHR”):
Tabela 1
Przykład 1.
Źle odczytaliśmy kwotę wyżej wymienionej faktury (zamiast 150zł odczytaliśmy 120zł z czego 100zł to wyżywienie i 20zł to materiały) i zaksięgowaliśmy ją następująco:
Tabela 2
Gdy zorientowaliśmy się, że popełniliśmy błąd zaksięgowaliśmy już kolejne 20 pozycji – wydaliśmy kwotę 300zł. Skreślenie nie wchodzi w grę, bo będziemy musieli nanieść poprawki co najmniej w kilku miejscach i książka straci czytelność. Storno, czyli korekta będzie polegała na doksięgowaniu w kolejnej wolnej pozycji czyli pod numerem 31. brakującej kwoty:
Tabela 3
Doksięgowania dokonujemy tylko w tych kolumnach, w których czegoś zabrakło. Jeżeli popatrzymy na tabelę 2 i 3 to suma w kolejnych kolumnach musi być równa kwotom w tabeli nr 1. Saldo oblicza się normalnie tzn. od poprzedniej kwoty salda odejmujemy kwotę zapisaną w pozycji wydatki razem.
Pamiętajmy też, że przy robieniu korekty w książce finansowej, w miejsce, gdzie powinien się znajdować dowód księgowy (u nas w pozycji nr 31) w dokumentacji finansowej, powinna zostać wczepiona kartka z informacją o dokonaniu korekty.
Przykład 2.
Dokonaliśmy podobnej operacji tj. źle odczytaliśmy kwotę wyżej wymienionej faktury, ale tym razem odczytaliśmy za dużo (zamiast 150zł odczytaliśmy 160zł z czego 110zł to wyżywienie i 50zł to materiały) i zaksięgowaliśmy ją następująco:
Tabela 4
Podobnie jak poprzednio, gdy zorientowaliśmy się, że popełniliśmy błąd zaksięgowaliśmy już kolejne 20 pozycji. Storno będzie polegało w tym przykładzie na wyksięgowaniu w kolejnej wolnej pozycji czyli pod numerem 31. kwoty, którą wpisaliśmy za dużo:
Tabela 5
Wyksięgowanie kwoty polega na zapisaniu jej kolorem czerwonym w danej pozycji. Kolor czerwony oznacza w księgowości minus. Czyli przy podsumowaniu strony kwotę zapisaną kolorem czerwonym odejmujemy.
Wyksięgowania dokonujemy tylko w tych kolumnach, w których wpisaliśmy za dużo. Jeżeli tym razem popatrzymy na tabelę 4 i 5 to suma w kolejnych kolumnach musi być równa kwotom w tabeli nr 1 (160zł – 10zł = 150zł). Saldo oblicza się dodając do poprzedniej kwoty salda kwotę zapisaną na czerwono.
Przykład 3
W kolejnym przykładzie pokażemy, jak dokonać korekty w sytuacji, gdy kwota faktury jest wpisana prawidłowo, jednakże źle został dokonany podział na wyżywienie i materiały. Zamiast kwoty 50zł na materiały wpisaliśmy 20zł (nie zauważyliśmy środków czystości). Zapis w książce będzie wyglądał następująco
Tabela 6
Storno w tym przypadku będzie wyglądało następująco:
Tabela 7
Następuje wyłącznie przeksięgowanie pozycji z wyżywienia do materiałów. W kolumnie wydatki razem nic nie wpisujemy, zaś saldo pozostaje bez zmian. Znowu suma tabel 6 i 7 powinna dać zapis z tabeli 1.
Przykład 4
Na koniec przykład, w którym pomyliliśmy się w liczeniu salda w pozycji nr 10. Nasz błąd polegać będzie na tym, że zamiast odjąć od 1050zł kwotę 150zł odjęliśmy kwotę 105zł:
Tabela 8
Korekta powinna wyglądać następująco:
Tabela 9
Zasada jest prosta: skoro w pozycji 10. odjęliśmy 105zł zamiast 150zł to znaczy, że powinniśmy jeszcze odjąć 45zł. I to właśnie czynimy w pozycji nr 31. Nic więcej nie wpisujemy do tego wiersza.
Jeżeli popatrzymy na wszystkie te przykłady to zauważymy, ze po korektach we wszystkich przykładach kwota salda w pozycji 31. wynosi 600zł.
Mam nadzieję, że rozjaśniłam trochę kolejnych kilka pojęć związanych z prowadzeniem księgowości harcerskiej J
phm. Anna Zagrajek HR
Skarbnik Organizacji Harcerek i Szefowa zespołu ds. wychowania gospodarczego OH-ek