pwd. Anna Zagrajek
Błędy to rzecz ludzka. Nie są od nich wolne również książki finansowe: te obozowe i zimowiskowe, jak również śródroczne. Ale błędy są po to, by się na nich uczyć, czyż nie? Mam nadzieję, że poniższy materiał pomoże Wam uniknąć pewnego rodzaju błędów i braków w waszych dokumentacjach w przyszłości.
O dowodach księgowych
Co to jest dowód księgowy? To dokument, który stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku w książce finansowej. Najczęściej będzie to faktura VAT i rachunek ale również może to być KP (w określonych przypadkach).
Na pierwszej stronie dowodu księgowego bardzo często brakuje informacji o sposobie zapłaty za zakupiony towar lub usługę – najczęściej kupujecie coś za gotówkę. Należy wówczas dopilnować odbierając fakturę lub rachunek, by zawsze było napisane na dokumencie, że „zapłacono gotówką” lub że „forma zapłaty: gotówka”. Jeżeli płatność następuje przelewem (tak bywa czasami zwłaszcza przy płaceniu za autokary lub zakwaterowanie), wówczas na dowodzie będzie napisane: „forma zapłaty: przelew”. W takiej sytuacji należy dołączyć do faktury lub rachunku potwierdzenie dokonania wpłaty gotówkowej na konto (kwitek, który otrzymujecie w banku lub na poczcie po dokonaniu wpłaty).
Błędy na dowodach nie są poprawiane – chodzi zarówno o błędy merytoryczne, czyli pomyłki w NIP, w adresie lub nazwie jednostki, na którą bierzemy fakturę, rachunek (najczęściej okręg ZHR lub ogólnie ZHR), jak i o błędy rachunkowe, czyli np. pomyłki w podliczeniu faktury.
Poprawy błędów merytorycznych na fakturze dokonujemy poprzez wypełnienie noty korygującej – istnieją gotowe druki, które można kupić np. w urzędach skarbowych w stoiskach z drukami. Warto też podpytać się, czy w Waszym okręgu nie ma takich druków. Notę wypełniamy w dwóch egzemplarzach (kopia + oryginał) i wysyłamy do firmy z prośbą, by podpisali oba egzemplarze i odesłali nam kopię. Czasami praktykuje się wypisywanie noty w trzech egzemplarzach – wówczas drugą kopię podłącza się pod fakturę, by był dowód na to, że nota została wysłana. Po odesłaniu przez firmę podpisanej kopii noty, podłączamy ją pod fakturę. W ten sposób błąd zostaje poprawiony.
W drugim przypadku, tj. gdy występują błędy rachunkowe, należy wystąpić do firmy z prośbą o wystawienie faktury korygującej – napisać do nich podanie wraz z kserokopią błędnej faktury. Otrzymaną fakturę korygującą należy zaksięgować jak normalną fakturę w książce finansowej.
Z tyłu na dowodach księgowych najczęściej brak: pieczątek organizatora, sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty, podpisu drugiej osoby (każdy dowód powinien być podpisany przez dwie różne osoby).
To bardzo ważne, bu dowód był właściwie opisany. Wymóg taki stawia nam Ustawa o rachunkowości.
Dla przypomnienia - dowody księgowe powinny być:
- opieczętowane na odwrocie pieczątką jednostki organizacyjnej
- zostać zatwierdzone pod względem: merytorycznym (zasadność zakupu –sprawdzenie, że zakupiono rzecz, która jest niezbędna do realizacji programu), pod względem formalnym (poprawność dokumentu – sprawdzenie, czy faktura lub rachunek posiadają wszystkie niezbędne elementy np. czy istnieje zapis, że fakturę zapłacono gotówką, ale również sprawdzenie poprawności danych dotyczących nabywcy czyli naszego okręgu ZHR lub całego ZHR, w zależności od tego, na kogo bierzemy faktury i rachunki – odsyłam od punktu 2) i rachunkowym (prawidłowe naliczenie należności – sprawdzenie, czy na fakturze nie ma pomyłek rachunkowych np. czy dobrze jest podsumowana kolumna, dobrze policzony VAT – patrz punkt 2). Zatwierdzenie to polega na zawarciu na dowodzie księgowym tekstu „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym” podpisanej przez kwatermistrza lub osobę pełniącą jego obowiązki. Pod tekstem „Sprawdzono pod względem merytorycznym” podpisuje się komendant jednostki. Oprócz tego akceptuje on dokument do wypłaty składając podpis pod tekstem „Zatwierdzam do wypłaty”. Zalecam wyrobienie stosownej pieczątki, wówczas zaoszczędzicie dużo czasu, a pieczątka przyda Wam się na lata.
Jeżeli w drużynie nie ma pełnoletniego kwatermistrza jako druga osoba może podpisać się np. opiekun/ka drużyny, hufcowa, hufcowy itp., ale zawsze musi być podpis innej osoby niż drużynowego, czy komendanta innej jednostki.
Dowody nie są opisane w ogóle lub opisane są w stylu „zużyto na obozie/zimowisku” – opisy te są bardzo ważne, bo decydują o tym, w której kolumnie książki finansowej wydatek powinien zostać ujęty. Z treści faktury lub rachunku bardzo często nie można się domyślić, co to jest np. niektóre hipermarkety stosują takie skróty, że daną rzecz można równie dobrze potraktować jako coś do jedzenia, jak również jako materiał programowy. Z tyłu rachunku należy wówczas podać pełną nazwę artykułu.
Nie dopuszczalne są też opisy typu „zużyto na obozie/zimowisku”, bo one również nic nie mówią o kwalifikacji kosztu.
Opis rachunku dokonywany jest po to, by dla innej osoby sprawdzającej Wasze wydatki było jasne, w jakim celu drugostronnie wymienione towary lub usługi zostały zakupione i wykorzystane np.: „Papier ksero został zużyty do ...”; „Flamastry zużyto podczas....”; „Nagrody - książki rozdano następującym uczestnikom konkursu … /wymienić nagrodzonych/”). Proponuję postawić się w roli surowej osoby kontrolującej zasadność Waszych wydatków a gwarantuję Wam, że opisy dowodów będą wyglądały zupełnie inaczej.
Na dowodach stosowana jest błędna pieczątka o Zamówieniach Publicznych – do marca zeszłego roku na rachunkach i fakturach zobowiązani byliśmy do umieszczać jeszcze jeden tekst dotyczący stosowania ustawy o Zamówieniach Publicznych. Obecnie nie ma już tej ustawy – zastąpiło ją Prawo Zamówień Publicznych. Wniosek z tego taki, że wszystkie dotychczasowe pieczątki są nieaktualne.
Nasuwa się pewnie pytanie: w takim razie jaką pieczątką mamy stemplować? A może w ogóle nie stemplować? Ja doradzam to drugie z prostej przyczyny: spotkałam się z tym, że różne urzędy rozliczające dotację kazały umieszczać na rachunkach inny tekst dotyczący nowego Prawa ZP. Lepiej zatem być elastycznym i dostosowywać się do wytycznych urzędów, gdy już je znamy, niż kreślić na rachunku. Okręgi i Naczelnictwo ZHR będą Was na pewno informować jeżeli jakaś formuła będzie wymagana.
Następnym razem trochę uwag do książki finansowej i dokumentacji źródłowej.
pwd Ania ZAGRAJEK
Skarbnik Organizacji Harcerek i Szefowa zespołu ds. wychowania gospodarczego OHek