Wniosek idealny - wzór wniosku o dotację

pwd. Joanna Kacprzycka

Słowem wstępu powiem, po co ten artykuł. Otóż czasem jak czytam wnioski wysyłane do Okręgu Mazowieckiego ZHR, to mam wrażenie że nie każdy wie o co chodzi. Dlatego postanowiliśmy Wam ułatwić sprawę i pokazać jak wygląda dobrze napisany wniosek o dotację. Potraktujcie to jako przewodnik – przepis jak napisać wniosek. Poniżej przykładowy wniosek (Uwaga: to jest przykład wniosku – ten wniosek nigdy nie został realizowany, napisałam go na potrzebę tego artykułu). Mam nadzieję, że to ułatwi Wam pracę i dostarczy więcej satysfakcji z pisania wniosków.

STRACH MA WIELKIE OCZY czyli PRAKTYCZNY PRZEWODNIK O PISANIU DOTACJI Czasem wydaje nam się że napisanie wniosku o dotacje jest czymś co przewyższa nasze umiejętności. Jednak czy na pewno? Tym krótkim przewodnikiem udowodnię, że nie ma w tym nic trudnego. Słowem zapraszam do lektury i zabawy z dotacjami. 1) Po co  pisać wniosek o dotacje?

Często mamy jakiś świetny pomysł, na którego realizację nie do końca mamy pieniądze. Wtedy warto napisać wniosek o dotacje, a być może uda na się dostać pieniądze i zrobić coś naprawdę fajnego, ciekawego i oryginalnego.

 2) Kiedy taki wniosek napisać?

Zazwyczaj wnioski zbierane są przed końcem roku kalendarzowego, w okolicach listopada. Dokładne informacje na ten temat śledzić należy na stronie Okręgu Mazowieckiego www.mazowsze.zhr.pl .

 3) Co zrobić z napisanym wnioskiem?

Na samym początku należy sprawdzić czy na pewno się w nim wszystko zgadza. Jeśli tak, to wtedy wysyłamy go do osoby zajmującej się dotacjami. Adres e-mailowy zostanie podany razem z konkretnymi informacjami dotyczącymi wniosków na wyżej wymienionej stronie internetowej.

 4) Na co można składać wnioski o dotacje?

Nie ma konkretnych działań na które wnioski o dotacje mogą być składane. To na co można dostać pieniądze określa szczegółowo miasto, zazwyczaj w styczniu i lutym. Osoba, która zajmuje się w Okręgu Mazowieckim dotacjami jednakże stara się napisać wnioski tak, aby każdy został uwzględniony.

Wobec tego pisać można na wszystko, co chcielibyście zrobić, np.:

• biwaki, wędrówki, rajdy, wycieczki

• szkolenia, kursy (np. wspinaczkowe, pływania, zastępowych)

• warsztaty (np. plastyczne, muzyczne, teatralne, fotograficzne)

• konkursy, zawody (np. sportowe, teatralne)

• imprezy angażujące środowisko lokalne (np. nabór, dzień dziecka, obchody lokalnych świąt, święta drużyny)

• imprezy patriotyczne (np. 11.11, 3.05)

• i na co tylko chcecie…

 5) Na co nie można dostać pieniędzy?

Na działania niezgodne ze Statutem ZHR czyli np. na wynagrodzenie dla instruktorów, zakup sprzętu na użytek własny, działania niezgodne z ideą harcerstwa. Ponadto nie można składać wniosków o dotacje, w których udział brała będzie tylko 1 osoba (np. kurs wspinaczki). Jeśli chcecie zrobić taki kurs i nauczyć potem danej techniki swoich harcerzy / harcerek to osadźcie to w szerszym kontekście np. cykl zbiórek wspinaczkowych, biwak drużyny kończący dany cykl – w takich ramach można się ubiegać o pieniądze na kurs dla osoby prowadzącej.

 6) Kiedy mogą być realizowane zadania na które składamy wnioski?

Zadania, na które chcemy dostać pieniądze nie mogą być realizowane wcześniej niż w połowie marca i nie później niż do 15 grudnia. Wiąże się to z terminami narzuconymi nam przez różne urzędy.

 7) Gdy dostaniemy dotacje…

Informacja na ten temat zostanie ogłoszona na stronie Okręgu Mazowieckiego. Następnie należy odebrać ją w kasie Okręgu. Tam dostaniemy informacje na temat tego, w jaki sposób wydatkować możemy wydane pieniądze, do kiedy mamy się z nich rozliczyć i w jaki sposób.

 8) O czym jeszcze pamiętać należy?

Pamiętajcie, że kwota o którą prosiliście, nie zawsze musi pokrywać się z tą, którą dostaniecie na dany projekt. Nie jest to zależne od nas, tylko od urzędów podejmujących decyzję na ten temat. Jeżeli okaże się że dostaliście za mało pieniędzy na realizację danego zadania, to są dwie możliwości:

• dołożyć pieniądze ze środków własnych lub zebrać więcej pieniędzy od uczestników projektu – w wypadku gdy nie jest to możliwe zostaje opcja druga

• skonsultować się z osobą wydającą dotacje (księgowa kasy), powiedzieć jej o zaistniałym problemie i razem ustalić dalsze działania.

Pisząc wniosek jednocześnie podejmujemy odpowiedzialność, za to co wymyśliliśmy. Nie można pisać wniosku, a potem nie zrealizować danego działania. Ponadto działanie przez nas realizowane powinno być jak najbardziej zbliżone do tego, co zakładaliśmy. Jesteście wychowawcami, a tym samym ludźmi odpowiedzialnymi i my za takich Was uważamy. Dlatego zastanówcie się dobrze, czy na pewno zrealizujecie dane zadanie. Jeśli tak, to piszcie wnioski o dotacje, a potem rozliczcie się z niej w sposób zgodny z założeniami gospodarki finansowej ZHR.

  JAK NAPISAĆ WNIOSEK O DOTACJĘ?                                                 

 1) Pomysł to 2/3 sukcesu

Zastanówcie się co chcecie zrobić, czy macie do tego odpowiednich ludzi, wystarczającą liczbę środków finansowych i odpowiednie zaplecze techniczne. Jeśli tak to do roboty – piszemy wniosek.

 2) Struktura wniosku – czyli jak wniosek wyglądać powinien

 Każdy wniosek powinien wyglądać według konkretnego schematu. Dostępny on będzie razem z informacjami dotyczącymi składania wniosków. A oto co powinno znajdować się w odpowiednich miejscach danego wniosku.

• nazwa projektu – powinna być krótka, oryginalna i chwytliwa np.

ü  „Tam gdzie orły mają gniazda” – wyjazd w Jurę Krakowsko-Częstochowską

ü  „Harcerski salonik kultury” – cykl spotkań kulturalnych szczepu

ü  „Przymierze ze sztuką” – warsztaty plastyczne

• czego program dotyczy – należy wybrać z podanych możliwości:

ü  kultura / turystyka / sport / programy wychowawczo-edukacyjne / wolontariat / szkolenia / patriotyczne / inne (jakie?)

ü  w „inne” wpisujemy np. prozdrowotne, proobronne, ekologiczne itp., które nie zostały ujęte w już wymienionych

• jednostka organizująca – może to być:

ü  drużyna / gromada / krąg starszoharcerski

ü  hufiec

ü  chorągiew

ü  szkoła zastępowych

ü  kurs np. przewodnikowski, podharcmistrzowski, harcmistrzowski, przybocznych zuchowych itp. (ale nie Agricola, KWZ, Naboje – to się kwalifikuje jako obóz letni)

ü  kadra hufca itp.

• osoba odpowiedzialna – kto jest odpowiedzialny za realizację danego projektu, osoba pełnoletnia; to ona będzie odpowiedzialna za odebranie i rozliczenie dotacji

• dane teleadresowe – dane osoby odpowiedzialnej, takie jak: nr telefonu i koniecznie e-mail

• cel projektu – tutaj wpisujemy wszystko co jest celem realizowanego projektu. Cele mogą być takie jak:

ü  nauka samodzielności,ü  zachęcanie młodych ludzi do rozwijania własnych zainteresowań oraz pracy nad charakterem,ü  podniesienie poziomu wiedzy uczestników,ü  wyrobienie umiejętności pracy w grupie,ü  zaszczepienie w młodych ludziach ciekawości świata i chęci poznania, szczególnie Polski,ü  wychowanie w świadomym patriotyzmie,ü  rozwijanie wielu pozytywnych cech charakteru np. odwagi, umiejętności radzenia sobie w wielu sytuacjach, asertywności,ü  uwrażliwienie na drugiego człowieka, pokazanie sensu i konieczności służby,ü  poprawa kondycji fizycznej i jakości dbania o własne zdrowie,ü  zapoznanie uczestników z folklorem, tradycjami, kulturą i geografią wybranych regionów Polski,ü  rozwój talentów i zdolności manualnych,ü  wskazanie młodym ludziom autorytetów,ü  nauka konkretnej umiejętności (np. wspinaczki, pływania itp.)ü  oraz wiele innych, które chcielibyście zrealizować

• miejsce realizacji – gdzie będzie obywało się przeprowadzenie projektu (np. Jura Krakowsko – Częstochowska, Kazimierz Dolny) – podajemy jak najdokładniejsze miejsce

• termin realizacji – w przypadku wyjazdu podajemy konkretny termin np. 17-19.05.2008, gdy nie znamy bardzo dokładnego wystarczy maj 2008; w przypadku zadania realizowanego dłużej podajemy miesiące w których będzie ono realizowane np. kwiecień – czerwiec, ale z uwzględnieniem co będzie w konkretnych miesiącach np. kwiecień-maj – warsztaty szkoleniowe, czerwiec - biwak

• opis – tutaj opisujemy jak będzie wyglądało przeprowadzenie projektu – czyli to co chcemy zrobić np. opis biwaku, warsztatów. Im dokładniejszy opis tym mi łatwiej będzie nim dysponować w dalszej obróbce

• harmonogram planowanych działań – czyli co i kiedy zostanie przygotowane; podajemy dokładne i realne terminy; dla biwaku realizowanego w maju 2008 np.:

ü  marzec – wyłonienie osób odpowiedzialnych za konkretne podzadania

ü  kwiecień – znalezienie miejsca, zebranie wpłat od uczestników, przygotowania techniczne

ü  maj – biwak, rozliczenie biwaku

• uczestnicy – podajemy liczbę osób, która będzie uczestniczyła w realizacji danego przedsięwzięcia – są to np. harcerze, zuchy, ale też uczniowie szkoły biorący udział w imprezie

• wolontariusze – to osoby organizujące dane zadanie – nie może być tam wpisana cyfra 0!!!

• kim są uczestnicy – wymienić np. harcerze, zuchy, uczniowie – ważne jest żeby podać ich wiek

• kim są osoby prowadzące – instruktorzy harcerscy, osoby zatrudnione np. ratownik GOPR – podać ich kwalifikacje zgodne z zadaniem np. po szkoleniu medycznym, z zawodu architekt – to co może być ważne przy organizacji danego zadania

• czy pobierane będą od uczestników opłaty – prosta odpowiedź tak/nie

• środki własne wykorzystywane w projekcie – np.

ü  harcówka lub inne pomieszczenia

ü  samochód

ü  materiały potrzebne do realizacji zadania (np. plastyczne, biurowe, różne inne rekwizyty)

ü  sprzęt (np. turystyczny, wspinaczkowy, rowery)

ü  wszystko inne co wykorzystujecie w projekcie

3) Preliminarz ogólny – tutaj należy się zastanowić ile potrzebujemy pieniędzy na przeprowadzenie konkretnego projektu. Gdy już wiemy ile ich będzie należy je podzielić pomiędzy takie środki finansowej jak:

• środki własne – to co jednostka organizująca wkłada w projekt

• wpłaty uczestników

• dotacje

Pamiętać należy, że:

koszt całkowity = środki własne + wpłaty uczestników + dotacja

przy czym dotacja może stanowić maksymalnie 70% kosztów całkowitych projektu, a wpłaty uczestników i środki własne razem minimum 30%.

4) Preliminarz szczegółowy – tutaj dzielmy koszty całkowite na poszczególne rodzaje wydatków, których dokonamy.

Ale najpierw słów kilka, o różnych kolumnach tabeli.

• ilość jednostek ­– to ile rzeczy danego typu zamierzamy kupić (np. 7 namiotów)

• koszt jednostkowy – to ile kosztuje dana rzecz, która zamierzamy kupić (np. 350 zł – cena namiotu)

• rodzaj miary – w jaki sposób określone jest to co zamierzamy kupić np. sztuka, osoba – w przypadku wyżywienia, zakwaterowania itp.

• koszt całkowity – jaki jest koszt całkowity danych produktów (w tym wypadku 7 namiotów*350 zł = 2450 zł)

• środki własne, wpłaty uczestników i dotacje – tutaj dzielimy te przykładowe 2450 zł między podane rubryki

W tym miejscu pamiętać należy, że w rubryce np. wyposażenie dotacja może stanowić 100%, a wpłaty własne 0% - chodzi o to, żeby w całym projekcie dotacja nie przekroczyła 70%, a nie w poszczególnych rubrykach (lepiej to będzie widać na załączonym przykładzie).

Poszczególne rubryki w preliminarzu finansowym:

• zakup wyposażenia – takie rzeczy jak sprzęt turystyczny, sportowy, sprzęt do zajęć jak np. fantom, rzutnik – powyżej 350 zł

• sprzęt drobny – drobny sprzęt sportowy, czy turystyczny np. butle gazowe, termosy, piłki – do 350 zł za sztukę

• materiały programowe – z podziałem na:

ü  materiały biurowo-papiernicze

ü  materiały plastyczne

ü  inne np. tkaniny, kwiaty, znicze, drobne artykuły gospodarstwa domowego (np. kubki, sztućce), filmy fotograficzne

• wyżywienie

• usługi fotograficzne – wywoływanie, powiększanie zdjęć

• usługi poligraficzne – usługi kserograficzne, koszty drukowania

• transport uczestników – zarówno bilety na pociąg, PKS, bilety miejskie

• nagrody – koszt nagród dla uczestników i osób prowadzących – wymienić jakie

• materiały promocyjne – koszt np. baneru, ulotek

• wynajem sal

• bilety wstępu – do kina, teatru, muzeum, na basen itp.

• usługi – pocztowe, telefoniczne, koszty wypożyczenia np. kajaków, rowerów, sprzętu turystycznego

• ubezpieczenie – koszty ubezpieczenia od sportów ekstremalnych; tutaj pamiętajcie, że zwykłe ubezpieczenie mamy opłacone centralnie już przy płaceniu składek członkowskich

• wynagrodzenia – dla specjalistów za np. prowadzenie zajęć

• inne koszty – wszystko inne czego nie da się wpisać w powyższe rubryki

 5) Odpowiedzialność

Na samym końcu wniosku podpisujecie klauzulę:

Niniejszym oświadczam, że w poczuciu pełnej własnej odpowiedzialności podejmuję się przeprowadzenia wyżej wymienionego zadania i zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów państwowych, Statutu i innych przepisów Związku oraz prowadzenia prawidłowej gospodarki majątkiem Związku w tym do terminowego, rzetelnego i prawidłowego przedstawienia sprawozdania (merytorycznego i finansowego) z wyżej wymienionego zadania.

Znaczy to tyle, że zobowiązujecie się do prawidłowego wydatkowania oraz rozliczenia otrzymanych przez Was pieniędzy.

Co do samego pisania wniosku dotacyjnego to byłoby tyle. Do tej instrukcji załączony jest przykładowy wniosek poglądowy, który pomoże zrozumieć niektóre punkty i niejasności.

Tym samym życzę powodzenia w pisaniu wniosków o dotacje i organizowaniu nowych, niezwykłych przedsięwzięć.

       Życzę miłego pisania wniosków o dotacje i wspaniałych projektów do realizacji 

pwd. Joanna Kacprzycka, Mazowiecka Chorągiew Harcerek ZHR,  Koordynator do spraw dotacji i grantów w Okręgu Mazowiecki ZHRCzłonek Zespołu Gospodarczego w Okręgu Mazowieckim ZHR